I viaggi d’affari più intelligenti iniziano con decisioni migliori

I viaggi d’affari svolgono un ruolo importante nel costruire relazioni, sostenere le operazioni internazionali e unire le persone. La sfida non è semplicemente se le organizzazioni debbano viaggiare, ma come ogni viaggio possa essere pianificato e gestito in modo più consapevole.

Raramente esiste un modo perfetto o completamente sostenibile per percorrere distanze significative. Ciò che le organizzazioni possono fare è fornire ai travel manager e ai dipendenti le informazioni, le policy e le opzioni pratiche di cui hanno bisogno per prendere decisioni migliori.

A volte questo potrebbe significare prendere il treno invece dell’aereo. In un altro viaggio, potrebbe significare scegliere un volo diretto, combinare più incontri in un unico spostamento o selezionare un fornitore che stia facendo progressi credibili nella riduzione del proprio impatto ambientale.

Il passo più importante è rendere visibili queste scelte.

Le decisioni migliori iniziano con dati migliori

Per molte organizzazioni, i dati sulle emissioni dei viaggi rimangono frammentati tra strumenti di prenotazione, sistemi di spesa e fornitori multipli. Metodi di calcolo diversi possono produrre risultati incoerenti, rendendo difficile comprendere il vero impatto di un programma di viaggio o identificare dove apportare miglioramenti.

Riunire le informazioni di viaggio e applicare una metodologia coerente crea un quadro più chiaro. Invece di guardare solo all’impronta complessiva alla fine dell’anno, le organizzazioni possono esplorare le emissioni di voli, viaggi in treno, hotel e trasporti via terra. Possono anche esaminare l’impatto di particolari viaggi, dipartimenti, gruppi di viaggiatori e comportamenti di prenotazione.

Questo è il pensiero alla base dell’approccio di misurazione di ATPI Halo. Collaborando con Thrust Carbon, specialista in intelligence sulle emissioni, ATPI fornisce una reportistica granulare e pronta per la revisione su viaggi ed eventi. L’obiettivo non è semplicemente produrre un altro report, ma trasformare le informazioni in raccomandazioni pratiche che i travel manager possano utilizzare.

Una misurazione accurata stabilisce un punto di partenza. Il vero valore deriva da ciò che accade dopo.

Cerca le opportunità nascoste nel viaggio

Una volta che le organizzazioni comprendono dove vengono generate le loro emissioni di viaggio, possono concentrare l’attenzione sulle aree in cui il cambiamento è realistico.

Ciò potrebbe includere l’identificazione di voli a corto raggio che possono essere sostituiti dal treno, la riduzione dei collegamenti aerei con più scali dove possibile, o l’esame della possibilità di combinare più viaggi individuali in un unico viaggio più lungo e produttivo.

Un cliente ATPI ha utilizzato i propri dati di viaggio per esaminare volumi significativi di viaggi tra Londra e Parigi. Questa analisi ha supportato l’introduzione di una policy che privilegia il treno, con Eurostar che successivamente ha rappresentato oltre l’80% dei viaggi tra le due città. È un esempio pratico di come informazioni migliori possano portare a un cambiamento misurabile nel comportamento dei viaggiatori.

Naturalmente, non tutti i percorsi hanno un’alternativa ferroviaria semplice. Per le organizzazioni che operano a livello internazionale o che spostano persone in località remote e complesse, il volo può rimanere essenziale. In queste circostanze, i dati possono comunque rivelare opportunità.

Un volo diretto può produrre un risultato migliore rispetto a un viaggio che prevede diversi collegamenti. Può anche ridurre il rischio di disagi, l’affaticamento del viaggiatore e il costo nascosto del tempo trascorso in transito. La policy sulla classe di viaggio, la prenotazione anticipata, la selezione dei fornitori e la tempistica di un viaggio possono influenzare il suo impatto ambientale e operativo.

Le decisioni di viaggio più intelligenti non devono quindi essere presentate come sacrifici. In molti casi, l’opzione che riduce le emissioni può anche migliorare l’efficienza, il benessere o il controllo dei costi. La guida pubblicata da ATPI evidenzia il cambio modale, l’attenta selezione dei fornitori e le policy sulle classi di viaggio come aree in cui le organizzazioni possono essere in grado di ridurre le emissioni senza necessariamente aumentare il budget di viaggio.

Rendi la scelta responsabile più facile da individuare

Fornire cifre annuali sulle emissioni a un team di sostenibilità è utile, ma non influenza necessariamente le scelte effettuate al momento della prenotazione.

Ecco perché la visibilità durante il processo di prenotazione è importante. Mostrare le emissioni stimate accanto alle opzioni di viaggio disponibili aiuta i dipendenti a capire che due viaggi apparentemente simili possono avere impatti ambientali molto diversi.

Per alcuni viaggiatori, questa informazione fornisce un semplice stimolo a riconsiderare un volo o una rotta. Per le organizzazioni con obiettivi ambientali stabiliti, può supportare policy di viaggio più rigorose, fornitori preferiti e processi di approvazione.

L’obiettivo non dovrebbe essere quello di porre l’intera responsabilità sul singolo viaggiatore. È più probabile che i dipendenti facciano scelte consapevoli quando queste sono supportate da una guida chiara e da alternative pratiche.

I travel manager possono aiutare:

• rendendo il treno l’opzione preferita sulle rotte adatte;

• incoraggiando voli diretti piuttosto che con scalo dove praticabile;

• rivedendo quando il viaggio in business class è realmente necessario;

• promuovendo viaggi più lunghi e multiuso invece di diverse visite brevi; e

• includendo le emissioni insieme al costo, al tempo di viaggio e al benessere del viaggiatore nella valutazione di un itinerario.

L’approccio di ATPI consente di utilizzare informazioni comparative su rotte e modalità di trasporto insieme all’esperienza di gestione dell’account, aiutando le organizzazioni a tradurre i propri obiettivi ambientali in decisioni di programma attuabili.

Lavora con i fornitori invece di aggirarli

I travel buyer e i viaggiatori non possono trasformare da soli le prestazioni ambientali del settore. Il progresso dipende fortemente dalle compagnie aeree, dagli operatori ferroviari, dagli hotel, dai fornitori di trasporti via terra e dalle aziende tecnologiche che gestiscono ogni parte del viaggio.

La selezione dei fornitori dovrebbe quindi considerare più della disponibilità e del prezzo. Le organizzazioni possono chiedere quali obiettivi ambientali un fornitore ha stabilito, come vengono misurati i progressi e se le sue affermazioni sono supportate da prove trasparenti.

I dati possono aiutare gli acquirenti a confrontare le opzioni disponibili, ma la collaborazione è altrettanto importante. Discutendo le priorità di sostenibilità con i fornitori di viaggi e integrandole nei processi di approvvigionamento, le organizzazioni possono dimostrare la domanda di servizi a basse emissioni e incoraggiare ulteriori investimenti.

Il modello di sostenibilità di ATPI combina i dati di viaggio con le relazioni con i fornitori e le partnership specializzate. I suoi consulenti possono utilizzare informazioni comparative su rotte e trasporti per identificare opportunità di riduzione, mentre la sua più ampia rete di partner supporta l’azione in aree in cui le organizzazioni non possono apportare cambiamenti solo attraverso il comportamento dei viaggiatori.

Affronta l’impatto dei voli inevitabili

Anche un programma di viaggio ben progettato continuerà a includere viaggi che non possono realisticamente essere evitati o trasferiti a un’altra forma di trasporto.

Il carburante sostenibile per l’aviazione, comunemente noto come SAF, offre alle organizzazioni un modo per affrontare parte dell’impatto dei viaggi aerei essenziali all’interno del settore dell’aviazione stesso.

Il SAF può essere prodotto da rifiuti rinnovabili e materiali residui e utilizzato all’interno delle infrastrutture esistenti di ingegneria e rifornimento degli aeromobili. A seconda della materia prima e del processo di produzione, può fornire riduzioni dei gas serra nel ciclo di vita fino all’80% rispetto al carburante fossile convenzionale per jet. Tuttavia, la sua disponibilità rimane limitata e il suo costo è attualmente più elevato, il che significa che sono necessari investimenti continui e una maggiore domanda per aiutare il mercato a scalare.

Attraverso la sua partnership con Neste, ATPI consente alle organizzazioni di supportare il SAF attraverso un acquisto in blocco legato a una parte delle loro emissioni aeronautiche o attraverso un contributo applicato alle singole transazioni. Ciò offre alle aziende un modo per integrare il SAF nella loro più ampia strategia sulle emissioni di viaggio, anche quando il carburante fisico non è disponibile nell’aeroporto di partenza del viaggiatore.

Il SAF non dovrebbe sostituire gli sforzi per evitare o ridurre le emissioni. Invece, può affiancarsi a rotte più intelligenti, al cambio modale, alla selezione responsabile dei fornitori e a una migliore pianificazione dei viaggi come parte di un approccio più ampio.

Cinque azioni da intraprendere ora

Viaggi d’affari più consapevoli si costruiscono attraverso decisioni informate e ripetute, piuttosto che con una singola iniziativa. Le organizzazioni possono iniziare intraprendendo cinque passi pratici:

1. Stabilisci una base di riferimento affidabile
   consolida i dati di viaggio e applica una metodologia coerente per il calcolo delle emissioni.

2. Trova le aree di maggiore impatto
   Esamina rotte, dipartimenti, classi di viaggio, fornitori e comportamenti dei viaggiatori invece di concentrarti solo su un totale a livello aziendale.

3. Rendi le opzioni migliori facili da scegliere
   Fornisci informazioni sulle emissioni durante i processi di prenotazione e inserisci nella policy di viaggio indicazioni adeguate su treni, rotte e classi di viaggio.

4. Interagisci con i fornitori
   Chiedi prove credibili dei progressi ambientali e includi la sostenibilità nelle revisioni dei fornitori e nelle decisioni di acquisto.

Agisci sulle emissioni inevitabili

Considera misure credibili all’interno del settore come il SAF come parte di una strategia che dia priorità innanzitutto alla misurazione e alla riduzione.

Viaggiare in modo più consapevole non significa pretendere che ogni viaggio o ogni viaggiatore sia perfetto. Significa fornire informazioni più chiare, continuare a imparare e fare scelte migliori ovunque esista l’opportunità.

Quando misurazione, tecnologia, policy e collaborazione con i fornitori lavorano insieme, la sostenibilità diventa più di un esercizio di reportistica annuale. Diventa parte di come vengono prese le decisioni di viaggio quotidiane.